Kennen Sie eine dieser Situationen aus Ihrem Arbeitsalltag?

• Die Prozesse sind zwar auf dem Papier beschrieben, werden aber von den meisten Mitarbeitern nicht richtig eingehalten und das Managementsystem nicht „gelebt“…

• Für Manches fühlt sich niemand zuständig, da die Verantwortlichkeiten ungenügend geregelt sind, die Schnittstellen nicht richtig definiert wurden und Prozesse einfach ins Leere laufen…

• Die Abläufe sind zwar in Form von ausführlichen Texten beschrieben, aber niemand weiß, wo genau man im konkreten Fall nachlesen muss bzw. hat Zeit und Lust so viel Text zu lesen…

• Man findet auf Anhieb nie die benötigten Informationen und Dokumente, vergeudet kostbare Zeit für die Suche und fragt sich anschließend, ob man auch die richtige Version vorliegen hat…

Das Managementsystem scheint nur mehr Arbeit zu verursachen, anstatt einen konkreten Nutzen zu bringen. Eine elegante Lösung bietet dagegen eine interaktive grafische Prozessgestaltung für Managementsysteme. Mit Hilfe eines Datenbank gestützten Softwareprogramms werden alle Prozesse übersichtlich und ansprechend grafisch dargestellt und mit den erforderlichen Informationen und Dokumenten verlinkt. Das Ergebnis ist ein Web-Modell, das über einen Standard Web-Browser von allen Mitarbeitern bedient werden kann. Man „surft“ durch das eigene Managementsystem!

Während der Umsetzungsphase besteht eine große Chance darin, in Zusammenarbeit mit den verantwortlichen Mitarbeitern Optimierungspotentiale aufzuspüren und umzusetzen. Das implementierte interaktive grafische Managementsystem besticht durch vielfältige Vorteile, die einen konkreten Nutzten für die tägliche Arbeit darstellen. Hier einige Beispiele:

• Die Prozessoptimierung führt zu Arbeitserleichterung, Zeit- und Kostenersparnis sowie Erhöhung der Produktivität.

• Durch die übersichtliche und verständliche Prozessdarstellung, die intuitive Bedienung des Web-Modells und den schnellen und kontextbezogenen Zugriff auf erforderliche Informationen und Dokumente wird das Managementsystem anwenderfreundlich und zu einem unverzichtbaren Werkzeug für die tägliche Arbeit.

• Durch die klare und transparente Regelung von Prozessabläufen und Verantwortlichkeiten kennen die Mitarbeiter Ihre Aufgaben und wissen, wie diese durchzuführen sind. Dadurch werden die Prozesse besser eingehalten, Fehler und Doppelarbeiten werden vermieden.

• Durch die klar definierten Prozessvorgaben und die ganzheitliche Darstellung des Managementsystems können die Abläufe praxisorientiert am Prozess geschult und anschließend, z.B. in internen Audits, überprüft werden.

• Das Dokumentenmanagement und die Dokumentenlenkung werden durch eine zentrale und normenkonforme Verwaltung über die Datenbank in hohem Maße vereinfacht und optimiert. Änderungen können einfach und schnell durchgeführt werden.

• Durch das Web-Modell wird sichergestellt, dass nur aktuelle und gültige Dokumente verfügbar sind und nur von befugten Mitarbeitern geändert werden können.

Möchten Sie mehr über das Konzept der interaktiven grafischen Prozessgestaltung erfahren? Bitte sprechen Sie uns jederzeit unter info@qcompetence.de an!